事務職の履歴書｜未経験でも受かる書き方と例文

公開日: 2025年11月25日更新日: 2025年11月30日

著者: MeTimeキャリア編集部

事務職への転職を成功させるには、履歴書の書き方が重要です。特に未経験者の場合、どう自分をアピールするか悩む方も多いでしょう。本記事では、採用担当者に評価される履歴書を作成するための実践的な方法を、具体的な例文とともに徹底解説します。一般事務、営業事務、経理事務などの職種別志望動機例文、接客業・製造業・販売職など異業種からの転職パターン別の自己PR例文、実用的なチェックリストも掲載しているので、ぜひ参考にしてください。

事務職の採用試験では、履歴書があなたの第一印象を決める最も重要な書類です。本記事で紹介する書き方やチェックリストを参考にして、採用担当者の心に響く履歴書を作成してください。

採用担当者は限られた時間で数十~数百枚の履歴書に目を通すため、第一印象と重要ポイントを素早く判断しています。事務職の採用では特に、正確性、具体性、実務に直結するスキルが重視されます。

基本情報の正確性と丁寧さ

事務職は書類作成や情報管理が主な業務となるため、履歴書に誤りがあると「仕事でもミスをするのでは」と判断されます。採用担当者は住所、電話番号、メールアドレスなどの記載ミスや誤字脱字を必ずチェックしており、文字の丁寧さも重要な評価ポイントです。

志望動機と自己PRの具体性

「コツコツ作業ができます」「細かい仕事が得意です」といった抽象的な表現だけでは採用担当者に響きません。具体的なエピソードを交え、前職の経験をどう事務職に活かすか明確に示すことが求められます。これにより「この人なら活躍してくれそう」という評価につながります。

PCスキルと資格の有無

Word、Excel、PowerPointなどのPCスキルは必須です。採用担当者は資格やスキル欄を見て、即戦力になるかを判断します。MOS、日商簿記などの資格があれば有利ですが、「Excel関数を使用した集計業務経験あり」など具体的な実務経験でも十分に評価されます。

履歴書の基本情報欄の書き方

日付・氏名・住所・連絡先の書き方
学歴・職歴欄の書き方ルール
写真の選び方と注意点

基本情報欄は採用担当者が最初に目にする重要な部分です。ここに不備があると第一印象が悪くなり、その後の志望動機や自己PRなどの重要な内容を読んでもらえない可能性もあります。正確で丁寧な記載を心がけ、採用担当者に信頼感を与えることが大切です。各項目を正確に、そして丁寧に記入することで、「この人は仕事も丁寧にこなしてくれるだろう」という好印象につながります。

日付・氏名・住所・連絡先の書き方

日付は提出日または郵送日を記入します。年号は「令和」と「2025年」のどちらかに統一し、混在させません。氏名はふりがなも忘れずに記入し、ふりがなの指定に合わせてひらがなまたはカタカナで書きます。住所は都道府県から番地、建物名、部屋番号まで省略せずに記載してください。連絡先は日中に確実に連絡が取れる電話番号とメールアドレスを記入しましょう。

学歴・職歴欄の書き方ルール

学歴欄は中学校卒業から記載するのが一般的です。学校名は「○○高校」ではなく「○○高等学校」と正式名称で書き、学部・学科名も正確に記入します。職歴欄には入社と退社をセットで記載し、退職理由は「一身上の都合により退職」と記入します。事務職に関連するアルバイトやパート経験も記載すると評価につながります。最後に「以上」と記入して、職歴欄の完結を示します。

写真の選び方と注意点

写真は清潔感のある身だしなみと明るい表情が重要です。男性はスーツにネクタイ、女性はスーツまたはジャケットを着用し、髪型は整えます。3ヶ月以内のもので、サイズは縦4cm×横3cmが一般的です。写真の裏には氏名を記入しておくと安心です。貼り付けはのりを使って丁寧に行いましょう。

志望動機欄の書き方と例文

未経験者の志望動機の書き方
志望動機の例文3選
NGな志望動機の特徴

志望動機は、採用担当者が「この人を採用すべきか」を判断する重要な項目です。事務職未経験でも、前職での経験や強みを結びつけることで、説得力のある志望動機が作成できます。

本記事で紹介する志望動機の書き方を参考にしながら作成してください。詳しくは「【関連記事】：事務職の志望動機｜例文10選と面接官に刺さる書き方」も併せてご覧ください。

未経験者の志望動機の書き方

未経験者が志望動機を書く際は、「なぜ事務職を選んだのか」「前職の経験をどう活かせるか」「なぜこの会社か」の3点を明確にすることが重要です。接客業出身なら「コミュニケーション能力を社内のサポート業務に活かしたい」、製造業出身なら「正確な作業を求められた環境で身につけた丁寧さを活かせる」といった具合に、前職の経験を事務職に必要なスキルに変換して説明しましょう。

また、企業研究をしっかり行い、その企業の事業内容や経営理念に触れることで、本気度が伝わります。「貴社で働きたい」という気持ちを具体的に示すことが、採用担当者の心に響くポイントになります。

志望動機の例文3選

職種によって求められるスキルやアピールポイントが異なります。以下は、職種別の具体的な志望動機例文です。自分の経験や強みに合わせてアレンジしてみてください。

一般事務の志望動機例文

「貴社の一般事務職を志望した理由は、前職の販売職で培った顧客対応力を、社内のサポート業務に活かしたいと考えたためです。3年間の販売経験を通じて、お客様のニーズを正確に把握し、迅速に対応する力を身につけました。また、在庫管理や発注業務でExcelでのデータ管理経験も積みました。貴社の温かい社風に魅力を感じており、チーム全体を支える一般事務として貢献したいと考えております。」

営業事務の志望動機例文

「貴社の営業事務職を志望した理由は、前職の接客業で培ったコミュニケーション能力と、迅速な事務処理スキルを活かして営業部門をサポートしたいと考えたためです。レストランでの接客業務では、お客様や他部署との円滑な連携が求められ、臨機応変な対応力を身につけました。予約管理システムやPOSシステムの操作経験もあり、PCスキルにも自信があります。営業チームを事務面から支え、業績向上に貢献したいと考えております。」

経理事務の志望動機例文

「貴社の経理事務職を志望した理由は、前職の製造業で培った正確性と数字への責任感を、経理業務に活かしたいと考えたためです。製造現場では部品の数量管理や在庫チェックを担当し、1つのミスも許されない環境で正確な作業を行いました。また、独学で簿記3級を取得し、経理の基礎知識も身につけております。貴社の成長を財務面から支え、信頼される経理事務として貢献したいと考えております。」

NGな志望動機の特徴

採用担当者に評価されない志望動機には共通した特徴があります。「土日休みで働きやすそう」「自宅から近い」など待遇面だけを理由にするのは避けましょう。「コツコツ作業が好き」といった抽象的な表現だけ、「前職が辛かった」などネガティブな転職理由も避けるべきです。志望動機は前向きで具体的、企業への貢献意欲が伝わる内容にすることが大切です。

資格・スキル欄の書き方とアピール方法

事務職で評価される資格一覧
PCスキルの具体的な書き方
資格なしの場合のアピール方法

資格・スキル欄は、あなたの実務能力を客観的に示す重要な部分です。事務職ではPCスキルや事務関連資格の有無が採用に大きく影響します。この欄を効果的に活用することで、採用担当者に「この人なら即戦力として活躍できる」というイメージを持たせることができます。

詳しい資格やスキルについて知りたい方は、「【関連記事】：事務職に役立つ資格｜おすすめ7選とMOS・簿記・ITパスポート比較」や「【関連記事】：事務職に必要なExcelスキル｜必要なレベルと学習方法」も参考にしてください。

事務職で評価される資格一覧

事務職で特に評価される資格は、MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)、日商簿記検定、秘書検定です。MOSはWord、Excel、PowerPointの実務スキルを証明でき、即戦力として評価されます。日商簿記2級以上は経理事務で必須とされることも多く、3級でも基礎知識があることの証明になります。秘書検定はビジネスマナーや文書作成能力を示せるため、一般事務や営業事務で有利です。資格欄には取得年月を正確に記載し、応募職種に関連性の高い順に書くと効果的です。

PCスキルの具体的な書き方

PCスキルは「Word、Excel使用可能」と書くだけでなく、具体的なレベルを示すことが重要です。Wordは「ビジネス文書作成、差し込み印刷が可能」、Excelは「VLOOKUP、ピボットテーブル、グラフ作成が可能」といった具体的な機能名を挙げると、採用担当者が実務レベルをイメージしやすくなります。PowerPointは「プレゼン資料作成が可能」、GoogleワークスペースやSlackなどツールの使用経験があれば積極的に記載しましょう。

タイピング速度についても、「ブラインドタッチ可能、1分間に100文字以上」など数値で示すと説得力が大幅に増します。事務職では日々のデータ入力が発生するため、速度と正確性の両面をアピールすることが重要です。

資格なしの場合のアピール方法

資格がなくても、実務経験や自己学習の姿勢をアピールすることで十分に評価されます。前職でPC業務経験があれば、「Excelを使用した売上集計業務を3年間担当」「Wordでの社内文書作成経験あり」など、具体的な業務内容を記載しましょう。「日商簿記3級取得に向けて学習中(○月受験予定)」と書くことで、向上心を示せます。

未経験者向け｜自己PR欄の書き方と例文

前職の経験を事務職に結びつける方法
未経験者向け自己PR例文3選
ブランクがある場合の対処法

事務職未経験でも、前職で培ったスキルは事務職に活かせます。自己PR欄では、強みと事務職で求められる能力を結びつけて、採用担当者に「この人なら活躍できる」と思わせることが重要です。

詳しい自己PRの書き方については、「【関連記事】：事務職に必要なスキル｜PC操作から対人スキルまで完全ガイド」も参考にしてください。

前職の経験を事務職に結びつける方法

事務職に必要なスキルは、正確性、コミュニケーション能力、PCスキル、マルチタスク処理能力などです。接客業なら「顧客対応で培ったコミュニケーション能力」、製造業なら「正確な作業を求められた環境で身につけた注意力」、販売職なら「在庫管理やPOS操作経験」を事務スキルに結びつけられます。

重要なのは、「○○ができます」ではなく、「前職で○○を経験し、そこから△△のスキルを身につけ、事務職で□□に活かせます」という流れで説明することです。採用担当者は、あなたの過去の経験がどのように現職に応用できるかを知りたいのです。単なるスキルの列挙ではなく、具体的な経験を通じて身につけた応用力や適応力をアピールしましょう。

未経験者向け自己PR例文3選

異業種からの転職パターン別に、採用担当者に響く自己PR例文を紹介します。自分の経験に近い例文を参考に、具体的な数字やエピソードを加えてアレンジしてみてください。

接客業からの転職例文

「私の強みは、3年間の飲食店勤務で培ったコミュニケーション能力と、正確な作業処理能力です。繁忙時には複数のテーブルを同時に担当し、お客様のご要望を正確に把握して迅速に対応してまいりました。また、予約管理システムやPOSレジの操作を通じてPC操作にも習熟しており、基本的なExcel操作も可能です。この経験を活かし、社内外の方々と円滑にコミュニケーションを取りながら、正確かつ迅速な事務処理で貢献したいと考えております。」

製造業からの転職例文

「私の強みは、5年間の製造現場で培った正確性と集中力です。電子部品の組立業務では、0.1mm単位の精度が求められ、不良品ゼロを目指して作業を行ってまいりました。また、日次の生産データをExcelで入力・集計する業務も担当し、PCスキルも身につけております。チームリーダーとして新人教育も経験し、分かりやすく説明する力も養いました。この正確性と丁寧な作業姿勢を事務職で活かし、ミスのない業務遂行を心がけます。」

販売職からの転職例文

「私の強みは、4年間のアパレル販売で培った顧客対応力とPC活用スキルです。店舗では月間売上目標を達成するため、顧客データを分析し、効果的な販促企画を提案してまいりました。また、在庫管理システムやPOSシステムを日常的に使用し、Excelでの売上レポート作成も担当しておりました。お客様のニーズを的確に汲み取る傾聴力と、データを活用した業務改善の経験を活かし、営業部門をサポートする事務職として貢献したいと考えております。」

ブランクがある場合の対処法

育児や介護などでブランク期間がある場合は、正直に理由を説明し、その期間に何をしていたかをポジティブに記載しましょう。「育児休暇中に簿記3級を取得」「介護の合間にMOS資格を取得し、復職に備えた」など、自己啓発に努めていたことを示すと好印象です。また、「現在は保育園に預けており、フルタイムで勤務可能」など、現在の就業可能状況を明記することで、採用担当者の不安を解消できます。

事務職の履歴書でやってはいけないNGポイント

記載漏れや誤字脱字

履歴書で最も多いミスが、記載漏れと誤字脱字です。氏名のふりがな、電話番号の一桁、メールアドレスの@マークなど、基本情報の記載漏れは意外と多く発生します。また、「御社」と「貴社」の使い分け、企業名や事業内容の漢字の誤りも致命的です。提出前には必ず声に出して読み返す、第三者にチェックしてもらう、一晩置いて翌日に見直すなどで確認しましょう。特に企業名や応募職種名は、企業の公式サイトで正式名称を確認することが大切です。

抽象的すぎる表現

「コミュニケーション能力があります」「責任感が強いです」といった抽象的な表現だけでは説得力がありません。具体的なエピソードや数値がなければ、採用担当者はあなたの能力を判断できないのです。NG例として、「前職では頑張りました」ではなく「前職では月間売上目標120%を3ヶ月連続で達成しました」と書くべきです。「パソコンが得意です」ではなく「ExcelのVLOOKUP関数を使用した顧客データ管理で、業務効率を30%改善しました」と具体的に書きましょう。

写真や形式の不備

履歴書用写真の服装が不適切、表情が暗い、サイズが合っていない、古い写真を使用しているなどの不備も目立ちます。また、手書き指定の企業にPC作成の履歴書を送る、PDF指定なのにWordファイルを送るなど、形式の指定を守らないのもNGです。履歴書が折れていたり汚れていたりすると、丁寧さに欠けると判断されます。郵送の場合はクリアファイルに入れて封筒に入れ、添え状も同封しましょう。メール送付時はファイル名を「履歴書_氏名_日付」など分かりやすくすることも重要です。

この章では、よくある失敗例をまとめました。提出前に確認することで、書類選考通過率を大きく高めることができます。また、詳しい面接対策について知りたい方は、「【関連記事】：事務職の面接対策｜よく聞かれる質問10選と回答例」も参考にしてください。

書類選考通過率を上げる最終チェックリスト

履歴書を提出する前に、以下のチェックリストを確認しましょう。一つひとつ丁寧に確認することで、書類選考通過率を高めることができます。

[ ] 日付は提出日または郵送日になっているか
[ ] 氏名のふりがなは正しく記入されているか
[ ] 住所は都道府県から番地、建物名まで正確に記載されているか
[ ] 電話番号とメールアドレスに誤りはないか
[ ] 学歴は中学校卒業から正式名称で記載されているか
[ ] 職歴は入社・退社をセットで記載し、最後に「以上」と書いているか
[ ] 写真は3ヶ月以内のもので、服装と表情は適切か
[ ] 志望動機は具体的なエピソードを含んでいるか
[ ] 自己PRは前職の経験を事務職に結びつけて書いているか
[ ] 資格・スキルは正式名称で、取得年月とともに記載されているか
[ ] PCスキルは具体的な機能名を挙げて説明しているか
[ ] 誤字脱字はないか(特に企業名、応募職種名)
[ ] 抽象的な表現だけでなく、具体的な数値やエピソードを含んでいるか
[ ] 提出形式(手書き/PC作成、PDF/Word)は指定通りか
[ ] 郵送の場合、クリアファイルに入れ、添え状を同封しているか

まとめ：事務職の履歴書で内定を勝ち取るために

事務職の履歴書で採用担当者に評価されるには、基本情報の正確性、志望動機の具体性、スキルの明確な提示が重要です。未経験者でも、前職での経験を事務職に必要なスキルに結びつけて説明することで、十分にアピールできます。

本記事で紹介した職種別の志望動機例文や、異業種からの転職パターン別の自己PR例文を参考に、あなた自身の経験や強みを具体的に書いてみてください。履歴書は、あなたの第一印象を決める重要な書類です。誤字脱字や記載漏れがないか、提供しているチェックリストで必ず確認しましょう。丁寧に作成された履歴書は、採用担当者に「この人は仕事も丁寧にこなしてくれるだろう」という好印象を与え、面接への招待につながる可能性が大幅に高まります。

書類選考を通過し、面接のチャンスを得るために、今日からさっそく履歴書の作成に取り組んでみてください。完成した履歴書を企業に提出する前に、このチェックリストを活用して最終確認を行うことで、より良い結果を期待できます。あなたの転職活動が成功することを願っています。

転職活動をさらに進める際には、「【関連記事】：未経験で事務職に転職｜転職成功の完全ガイド」も参考にしてくださいね。