一般事務の仕事内容を徹底解説｜未経験でも分かる業務ガイド

公開日: 2025年11月25日更新日: 2025年12月18日

著者: MeTimeキャリア編集部

「一般事務の仕事って、具体的に何をするの?」多くの方がこんな疑問を持つのではないでしょうか。一般事務は企業の業務を支える重要な職種であり、未経験者でもチャレンジしやすいことが特徴です。

本記事では、一般事務の具体的な業務内容、必要なスキル、他の事務職との違い、そして未経験から始めるための準備方法まで、実践的な情報を解説します。

一般事務とは？基本的な役割と位置づけ

一般事務は企業活動を支える重要なポジションです。ここでは、一般事務の基本的な定義と企業における位置づけについて解説します。

一般事務の定義と特徴

一般事務とは、企業における事務作業全般を幅広く担当する職種です。書類作成、データ入力、電話対応、来客対応など、オフィスワークの基本となる業務を担います。企業規模や業種を問わず、ほぼすべての企業に必要とされる職種であり、組織運営に欠かせない存在です。

最大の特徴は業務範囲の広さです。特定の部門に特化せず、総務・営業・経理など複数部署のサポートを行うため、企業全体の業務を俯瞰できる立場にあります。また、正社員・派遣・契約社員など多様な雇用形態があり、ライフスタイルに合わせやすいのも魅力。育児や介護と仕事を両立させたい方も選びやすい職種です。

未経験者歓迎の求人が多いのも特徴。専門知識よりも基本的なPCスキルとコミュニケーション能力が重視されるため、事務職キャリアのスタート地点として最適な職種といえます。多くの企業では新人研修も充実しており、業務を通じて実務スキルを習得できる環境が整っています。

企業における一般事務の位置づけ

一般事務は企業の「縁の下の力持ち」として重要な役割を果たします。営業の資料準備、経理部の補助業務など、専門職のサポートを通じて業務効率を高めるのが主な機能です。

組織構成としては、総務部や管理部に配属されることが多く、資料作成・会議室予約・備品発注など、会社全体の円滑な運営に貢献します。社内外の多くの人と接する機会も多く、電話応対や来客対応を通じて企業の顔としての役割も担います。このように、一般事務は企業活動の基盤を支える不可欠な存在なのです。

一般事務の主な仕事内容【業務別詳細解説】

一般事務の業務内容を、主要な4つのカテゴリーに分けて詳しく解説します。実際の作業内容を具体例とともに紹介します。

– [データ入力・資料作成業務](#データ入力資料作成業務) – [電話対応・来客対応業務](#電話対応来客対応業務) – [書類整理・ファイリング業務](#書類整理ファイリング業務) – [メール対応・スケジュール管理](#メール対応スケジュール管理)

データ入力・資料作成業務

データ入力と資料作成は一般事務の中核です。売上データや顧客情報をExcelに入力したり、会議用の資料をWordやPowerPointで作成したりします。毎日繰り返される業務のため、効率化が非常に重要です。

具体的には、手書き注文書のシステム入力、月次報告書の作成、プレゼンテーション資料のグラフ作成などが含まれます。正確性とスピードが求められ、タイピングスキルと細部への注意力が重要です。社内マニュアルや業務フロー図の作成も任されることがあり、基本的なデザイン感覚があると役立ちます。単純な作業に見えますが、企業全体の円滑な運営を支える責任ある仕事です。

使用する主なソフトウェアとツール

一般事務で日常的に使用するのはMicrosoft Office（Word、Excel、PowerPoint）が中心です。Excelではデータ集計、Wordでは書式設定や表作成、PowerPointではスライド作成が基本的な操作となります。

その他、メール管理にOutlook、オンライン会議にZoomやTeams、ファイル共有にGoogleドライブなどのクラウドツールも使われています。企業によっては独自の業務システムを使用することもありますが、基本的なPC操作ができれば、実務を通じてスキルアップしていけます。

電話対応・来客対応業務

電話対応と来客対応は一般事務の代表的な業務であり、企業の第一印象を左右する重要な仕事です。電話では取引先の問い合わせ対応や担当者への取り次ぎを行います。

明るくはっきりした声で応対し、相手の用件を正確に聞き取ること、不在時は伝言メモを正確に残すことが大切です。来客対応では訪問者を迎え、会議室への案内や茶菓の準備を行います。ビジネスマナーに則った丁寧な対応が求められ、来客予定を事前に把握して準備することも重要です。

書類整理・ファイリング業務

書類整理とファイリングは情報管理の重要な業務です。契約書、請求書、見積書などをカテゴリー別に分類し、必要時にすぐ取り出せるよう整理します。

効率的なファイリングには統一ルールが必要です。日付順・取引先順・プロジェクト別など、誰が見ても分かる基準で整理し、保管期限を設定して古い書類を定期的に廃棄することで、スペースを有効活用できます。近年は電子化が進み、紙の書類をPDF化する作業も増えています。電子ファイルも同様にフォルダ構成と命名規則を統一することで、検索しやすい環境を作ることが大切です。

メール対応・スケジュール管理

メール対応では、社内外からの問い合わせに返信したり、会議の日程調整を行ったりします。ビジネスメールのマナーを守り、簡潔で分かりやすい文章を書くスキルが求められます。

スケジュール管理は上司や部署全体のカレンダーを管理する業務です。会議予定の入力、参加者への通知、会議室の予約など一連の作業を行い、複数の予定が重ならないよう調整します。定期的なミーティングの議事録作成や、To Doリスト管理もサポートします。Outlookやスケジュール管理ツールを活用し、細かな気配りと先を見通す力が大切です。

一般事務の1日の流れ【リアルなスケジュール例】

一般事務の実際の働き方をイメージできるよう、典型的な1日のスケジュールを紹介します。企業規模や業種によって多少の違いはありますが、基本的な流れは共通しています。

午前中の業務（9:00-12:00）

出勤後はメールチェックから1日が始まります。前日夜や朝に届いたメールを確認し、緊急対応が必要な案件から返信します。その後、当日のスケジュール確認と会議準備や来客予定をチェックします。

9:30頃からは本格的な業務に取り掛かり、見積書作成、データ入力、資料のコピーと製本などを行います。この時間帯は電話が少なく、集中力が必要な作業に適しています。10:30頃から電話や来客が増え、問い合わせ対応と訪問者受付を並行して進めます。部門会議がある場合は、会議室準備や資料配布、議事録作成を行い、複数タスクの同時進行が必要です。

午後の業務（13:00-18:00）

午前中の中断作業の続行や新たな依頼対応を行います。経理部の伝票整理、人事部の新入社員資料準備など、部署横断的な業務をこなします。

14:00〜16:00は資料作成やデータ集計など、まとまった時間が必要な作業に集中します。PowerPointでプレゼン資料作成、Excelで売上データ分析も行いますが、この時間も電話対応は継続し、マルチタスク対応が求められます。

16:30頃からは翌日の準備と締め作業。会議資料の印刷・製本、郵便物発送準備、備品在庫チェックと発注を行います。18:00には当日のタスクを完了し、メール最終確認後に退勤します。残業は企業によって差がありますが、繁忙期以外は定時退社できることが多い職種です。

繁忙期と閑散期の違い

一般事務の業務量は時期によって大きく変動します。繁忙期は決算期（3月・9月）、年末年始、新年度の準備期間（2〜4月）などで、資料作成やデータ処理の依頼が集中し、残業が発生することもあります。

複数部署から同時に依頼が来るため、経理部の決算資料・人事部の新入社員受け入れ・営業部の報告書作成など、優先順位をつけながら効率的に進める判断力が求められます。

一方、閑散期は比較的落ち着いて業務に取り組めます。通常業務をこなしながら、ファイリング整理や業務マニュアル更新など、普段手が回らない改善活動に時間を使えます。新しいスキル習得や業務効率化の仕組み作りで、次の繁忙期に備えることができます。

一般事務に必要なスキルと資格

一般事務として働くために必要なスキルや資格について、未経験から準備できる実践的な内容を解説します。

– [必須のPCスキル](#必須のpcスキル) – [コミュニケーションスキル](#コミュニケーションスキル) – [あると有利な資格](#あると有利な資格)

必須のPCスキル

一般事務で最も重要なのがPCスキルです。特にMicrosoft Office（Word・Excel・PowerPoint）の基本操作は必須。Wordでは文書作成・表の挿入・書式設定、Excelではデータ入力・基本関数（SUM、AVERAGE、IFなど）・グラフ作成ができることが求められます。

PowerPointはスライド作成に使われ、テンプレートを活用しながら見やすい資料を作るスキルが重宝されます。スライドのデザインや色選びなど、基本的なビジュアル表現力があると、より質の高い資料が作成できます。タイピング速度も重要で、正確に1分間60文字以上入力できると業務がスムーズに進みます。

メールソフト（Outlookなど）の操作も日常的に使用。送受信・添付ファイル処理・カレンダー機能・会議招集メール作成などが必要です。近年はGoogleドライブやSlackなどのクラウドツールも使われているため、新しいツールへの適応力も大切。これらのツールは使い始めてしまえば習得は比較的容易なので、未経験者であっても心配する必要はありません。必要なスキル全般については、「【関連記事】：事務職に必要なスキル｜PC操作から対人スキルまで完全ガイド」で詳しく解説しています。

コミュニケーションスキル

一般事務では社内外の多くの人と接するため、円滑なコミュニケーション能力が不可欠です。電話対応では正しい敬語と明るい声でビジネスマナーを守り、相手の用件を正確に聞き取り、適切な担当者に取り次ぐスキルが重要です。相手の立場に立った親切な対応を心がけることで、企業の好印象につながります。

社内では上司や同僚からの指示を正確に理解し、不明点を確認する姿勢が大切。また「報連相（報告・連絡・相談）」で進捗状況を適切に報告することで、チーム全体の効率が高まります。来客対応では笑顔と丁寧な言葉遣いで第一印象を左右し、訪問者に安心感を与えます。複数部署と連携するため、チームワークを大切にする協調性も重要なスキルです。これらのスキルは意識することで着実に向上していきます。

あると有利な資格

一般事務は必須資格がない職種ですが、資格を持つと就職・転職で有利になり、キャリアアップに役立ちます。最も実用的なのが「MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）」。Word・Excel・PowerPointの操作スキルを客観的に証明でき、特にExcelのスペシャリストレベルは多くの企業で評価されます。MOSは国際的な資格でもあり、グローバル企業への転職でも有利です。

「秘書検定」も一般事務に適した資格で、2級または準1級取得でビジネスマナー・敬語・来客対応・スケジュール管理などの総合的なスキルを証明できます。実務に直結する内容が多く、資格取得で学んだ知識がそのまま業務で活かせるのが大きな利点です。

「日商簿記検定3級」は経理事務へのキャリアチェンジを考える方におすすめ。伝票処理や経費精算を担当する際、簿記の基礎知識があると業務の幅が広がり、給与面でも有利になることがあります。事務職に役立つ資格全般については、「【関連記事】：事務職に役立つ資格｜おすすめ7選とMOS・簿記・ITパスポート比較」で詳しく比較しています。

資格の優先順位と取得目安

未経験から一般事務を目指す場合、まず「MOS Excel」の取得をおすすめします。実務で最も使用頻度が高く、就職活動のアピール材料として効果的。学習期間は1〜2ヶ月程度で、独学でも十分合格可能です。資格を取得することで、自分のスキルレベルに確信が持てるようになります。

次に「秘書検定2級」の取得を推奨。ビジネスマナー全般を体系的に学べ、未経験者にとって実践的な知識が身につきます。学習期間は2〜3ヶ月が目安で、合格率も比較的高い資格です。実は秘書検定で学べるスキルは一般事務に直結しており、テストの内容がそのまま実務で活かせます。

すでに働いている方がキャリアアップを目指すなら、「MOS Expert（上級）」や「日商簿記3級」が次のステップ。これらは専門性を高め、営業事務や経理事務へのキャリアチェンジに役立ちます。自分のキャリアの目標に合わせて計画的に進めることが大切です。事務職でのキャリアアップについては、「【関連記事】：事務職でキャリアアップ｜昇進・年収アップの実践ガイド」で詳しく解説しています。

一般事務と他の事務職との違い

事務職にはさまざまな種類があり、業務内容や求められるスキルが異なります。主要な事務職との違いを明確にして、職種選びの参考にしてください。

– [営業事務との違い](#営業事務との違い) – [経理事務との違い](#経理事務との違い) – [総務事務との違い](#総務事務との違い)

営業事務との違い

営業事務は営業部門に特化したサポート業務を行い、見積書・請求書作成、受発注管理、在庫確認、納期調整など、営業活動に直結する業務を担当します。営業担当者と密に連携し、顧客対応の一部を担うこともあります。

最大の違いは営業数字への関与度です。営業事務は売上データ管理や商談サポートを通じて、営業成績に間接的に貢献するため、スピード感や営業・商品知識が求められることが多くあります。スキル面では、VLOOKUPやピボットテーブルなど高度なExcelスキルが必要で、顧客との電話・メール対応も多く、臨機応変な対応力が重視されます。給与水準は一般事務よりやや高く、営業業績によってインセンティブがつく企業もあります。営業事務のより詳しい内容については、「【関連記事】：営業事務の仕事内容を徹底解説｜一般事務との違いと必要スキル」で詳しく解説しています。

経理事務との違い

経理事務は企業のお金の流れを管理する専門職で、伝票処理・帳簿記入・請求書発行・経費精算・月次・年次決算など、会計業務全般を担当します。数字の正確性と会計知識が必須です。

大きな違いは専門性の高さ。簿記の知識が必須で、多くの企業が日商簿記3級以上を応募条件としています。会計ソフト（弥生会計・freeeなど）の操作スキルも求められ、税務や決算に関する知識が必要です。月末・月初や決算期には業務が集中し、繁忙期の残業が発生しやすい傾向があります。一方で専門スキルを活かせるためキャリアの安定性が高く、経験を積めば税理士事務所への転職も可能。給与水準も一般事務より高めで、資格手当がつく企業も多くあります。経理事務の詳しい内容や必要な資格については、「【関連記事】：経理事務の仕事内容を徹底解説｜年収と簿記資格の必要性」を参考にしてください。

総務事務との違い

総務事務は企業全体の管理業務を担い、備品管理・オフィス環境整備・社内イベント企画・福利厚生管理・防災対策など、社員が快適に働ける環境づくりを行います。一般事務と業務内容が重なる部分も多くあります。

違いは業務の責任範囲と裁量の大きさです。総務事務はオフィス移転プロジェクトや社内規定改定など、会社の基盤に関わる重要な業務を担当することがあり、労務管理や法務に関する知識が求められることもあります。一般事務と比べて経験者採用が多い傾向にあり、一般事務として入社後に異動するキャリアパスもあります。給与水準は一般事務とほぼ同等ですが、企業規模が大きいほど業務範囲が広がり、専門性も高まります。

未経験から一般事務になるための準備

未経験でも一般事務として働くことは十分可能です。就職・転職を成功させるために、今から準備できる具体的なステップを紹介します。

– [習得すべき基本スキル](#習得すべき基本スキル) – [求人の探し方と選び方](#求人の探し方と選び方) – [志望動機と自己PRのポイント](#志望動機と自己prのポイント)

習得すべき基本スキル

採用されるために、まず優先的に身につけるべきスキルは3つです。第一に、Microsoft Office（WordとExcel）の基本操作。無料のオンライン学習サイトやYouTubeチュートリアルを活用して、文書作成や表計算の基礎を練習しましょう。特にExcelの基本関数（SUM、AVERAGEなど）は毎日の業務で頻出です。

第二に、タイピングスキル。無料のタイピング練習サイトで毎日10〜15分練習することで、1〜2ヶ月で大きく上達します。正確に1分間60文字以上打てることを目標にしてください。タイピング速度が早いと業務がぐっと効率的になり、同僚からも信頼を得られます。

第三に、ビジネスマナーの基礎知識。敬語の使い方・電話応対・メールの書き方などは、書籍やオンライン講座で学べます。「秘書検定3級」のテキストは実務的なビジネスマナーを体系的に学べるのでおすすめ。資格取得までしなくても、テキスト一通りで基礎知識が身につきます。これら3つを習得すれば、自信を持って採用試験に臨めます。

求人の探し方と選び方

一般事務の求人は転職サイト（リクナビNEXT、dodaなど）、派遣会社、ハローワークで見つかります。未経験者は「未経験歓迎」「未経験OK」と明記された求人に応募しましょう。企業規模や業種によって業務内容が異なるため、求人票をよく読んで自分に合った職場を選ぶことが大切です。求人探しについては、「【関連記事】：事務職の転職サイト｜おすすめエージェント比較と求人の探し方」で詳しく解説しています。

業務内容の具体性に注目します。「一般事務全般」とだけ書かれた求人よりも、「データ入力・電話対応・資料作成」など具体的に明記されている方が、入社後のミスマッチが少なくなります。勤務時間・残業の有無・雇用形態（正社員・契約社員・派遣）も確認しましょう。

避けたい求人は、頻繁に募集が出ている企業や、給与が相場より極端に低い・高いもの。離職率が高い可能性があります。口コミサイトで企業の評判を調べるのも有効。派遣社員からスタートして正社員登用を目指すルートも選択肢の一つです。

志望動機と自己PRのポイント

未経験者の志望動機では「なぜ一般事務を選んだのか」を具体的に説明することが大切。「PCスキルを活かして企業をサポートしたい」「多様な業務で幅広いスキルを習得したい」など、前向きな理由を述べましょう。「事務職が楽そう」という印象は避けてください。

自己PRでは事務経験がなくても活かせる強みをアピール。「接客経験で培ったコミュニケーション能力」「部活動で身につけた計画性」「PC作業で得たExcelスキル」など、具体的なエピソードと結びつけて説明します。取得した資格や学習中のスキルも積極的にアピール。「MOS勉強中で来月受験予定」といった姿勢は学習意欲が高いと評価されます。面接では「わからないことは質問し、早く業務を覚えたい」という前向きな姿勢を伝え、成長意欲と素直さをアピールすることが重要です。