秘書の仕事内容を徹底解説｜スケジュール管理から来客対応まで

公開日: 2025年12月10日更新日: 2025年12月18日

著者: MeTimeキャリア編集部

秘書職は、経営者や管理職を支える重要なポジションとして、多くの企業で必要とされています。しかし、「秘書の仕事内容」と聞いても、具体的にどのような業務を行うのかイメージできない方も多いのではないでしょうか。

秘書の仕事は、スケジュール管理や来客対応、資料作成、出張手配など、上司がビジネスに集中できる環境を整えるための幅広い業務を担当します。これらの業務は一見シンプルに見えますが、それぞれに高度なスキルとビジネスマナーが求められます。

この記事では、未経験から秘書を目指す方に向けて、秘書の具体的な仕事内容を詳しく解説します。日常業務の流れや必要なスキル、実務での注意点まで、実践的な情報をお届けしますので、秘書職への理解を深める参考にしてください。

秘書の仕事内容とは

秘書の仕事内容は、上司の業務をサポートし、円滑な業務遂行を支援することが中心です。単なる事務作業ではなく、上司が本来の業務に集中できるよう、あらゆる面から環境を整える重要な役割を担っています。

– [秘書の基本的な役割](#秘書の基本的な役割) – [主要な業務カテゴリ](#主要な業務カテゴリ)

秘書の基本的な役割

秘書は、経営者や管理職の「右腕」として、ビジネスを影で支える存在です。上司の代わりに調整業務を行い、情報を整理し、優先順位をつけて効率的な業務遂行をサポートします。

具体的には、上司が会議や商談などの本質的な業務に専念できるよう、スケジュール調整や資料準備、来客対応などの周辺業務を担当します。また、上司の仕事のスタイルや好みを理解し、先回りして必要なサポートを提供する「気配り」も秘書の重要な役割です。

さらに、社内外の窓口として、上司への取り次ぎや情報のフィルタリングを行い、重要度の高い案件を適切に判断して対応します。このように、秘書は単なる補助業務ではなく、上司の業務効率を最大化するためのプロフェッショナルな仕事と言えます。

主要な業務カテゴリ

秘書の仕事内容は、大きく分けて以下のカテゴリに分類されます。

まず、最も中心となるのが「スケジュール管理業務」です。上司の予定を把握し、会議やアポイントの調整、ダブルブッキングの防止などを行います。次に「来客対応業務」では、訪問客の受付から案内、飲み物の提供、応接室の準備まで、ホスピタリティを発揮します。

「資料作成・文書管理業務」では、会議資料や報告書の作成、文書のファイリング、機密情報の管理などを担当します。「出張手配業務」では、航空券や新幹線のチケット手配、ホテル予約、出張スケジュールの作成を行います。

さらに、「電話・メール対応業務」として、電話の取り次ぎやメールの選別、返信代行などを行います。その他にも、慶弔対応、経費精算のサポート、オフィス環境の整備など、多岐にわたる業務を担当します。これらすべてが連携し、上司のビジネスをスムーズに進めるための基盤となっています。

スケジュール管理業務

スケジュール管理は、秘書の仕事内容の中でも最も重要な業務の一つです。上司の時間を最大限に活用し、効率的な業務遂行を支援するため、正確かつ柔軟な対応が求められます。

– [日々のスケジュール確認と調整](#日々のスケジュール確認と調整) – [会議・アポイントの設定](#会議アポイントの設定) – [スケジュール管理ツールの活用](#スケジュール管理ツールの活用)

日々のスケジュール確認と調整

秘書の1日は、上司のスケジュール確認から始まります。毎朝、その日の予定を詳細にチェックし、会議の時間、場所、参加者、必要な資料などを把握します。

予定に変更が生じた場合は、迅速に関係者へ連絡し、代替日程を提案します。例えば、急な来客が入った場合は、既存の予定の中で調整可能なものを見極め、優先順位をつけて再調整します。また、移動時間や準備時間も考慮し、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。

さらに、上司に対して1日の予定を分かりやすくまとめたリマインドを送ることも重要な業務です。前日の夕方や当日の朝に、翌日または当日のスケジュールを一覧にして共有し、上司が予定を把握しやすい環境を整えます。このような細やかな気配りが、上司の業務効率を大きく向上させます。

会議・アポイントの設定

会議やアポイントの設定は、スケジュール管理の中でも特に調整力が求められる業務です。複数の参加者の予定を確認し、全員が参加可能な日時を見つける必要があります。

まず、上司から会議の目的、参加者、希望日時を確認します。次に、参加者全員のスケジュールを照合し、候補日時を複数提案します。社内会議の場合は会議室を予約し、必要に応じてプロジェクターやホワイトボードなどの設備を確保します。

外部との商談の場合は、先方の都合を最優先に考慮しながら、上司のスケジュールと調整します。アポイントが確定したら、参加者全員にメールやカレンダー通知で詳細を共有し、前日には念のためリマインドを送ります。また、会議で使用する資料の準備状況も確認し、必要に応じて印刷や配布の手配を行います。

スケジュール管理ツールの活用

現代の秘書業務では、スケジュール管理ツールの効果的な活用が不可欠です。Microsoft OutlookやGoogleカレンダーなどのデジタルツールを使いこなすことで、業務効率が飛躍的に向上します。

これらのツールでは、上司のカレンダーを代理で管理し、予定の追加・変更・削除を行います。特に、Outlookの「代理アクセス権限機能」を使えば、秘書が上司のカレンダーを直接編集できるため、スムーズな調整が可能です。また、会議の招待メールを自動送信する機能や、参加者の出欠状況を一覧で確認できる機能も活用します。

さらに、カテゴリー分けや色分け機能を使って、会議の種類（社内会議、商談、移動時間など）を視覚的に区別すると、スケジュールの把握が容易になります。リマインダー機能を設定しておけば、重要な予定の前に自動通知が届くため、抜け漏れを防げます。これらのツールを使いこなすことは、現代の秘書に求められる必須スキルと言えるでしょう。

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来客対応業務

来客対応は、秘書の仕事内容の中でも企業の顔として重要な役割を担う業務です。適切な対応とビジネスマナーが、企業イメージの向上につながります。

– [来客の受付と案内](#来客の受付と案内) – [来客対応のビジネスマナー](#来客対応のビジネスマナー) – [事前準備と事後対応](#事前準備と事後対応)

来客の受付と案内

来客対応は、訪問者が到着する前から始まります。アポイントの時間が近づいたら、応接室の準備を行います。テーブルを拭き、椅子の配置を整え、必要に応じて会議資料を配置します。

来客が到着したら、笑顔で丁寧に挨拶をします。「お待ちしておりました。〇〇様でいらっしゃいますね」と名前を確認し、コートやお荷物をお預かりします。その後、「こちらへどうぞ」と応接室へ案内し、上座にお通しします。

席次のルールを理解しておくことも重要です。一般的に、入口から最も遠い席が上座となります。来客をお通ししたら、「担当の者がまいりますので、少々お待ちください」と伝え、お茶やコーヒーなどの飲み物の希望を伺います。飲み物を提供する際は、音を立てないよう静かに配膳し、「どうぞ」と一言添えて退室します。

来客対応のビジネスマナー

来客対応では、正しいビジネスマナーを身につけることが不可欠です。特に、言葉遣い、名刺の扱い、お茶出しのマナーは秘書の基本スキルとして求められます。

言葉遣いでは、丁寧語・尊敬語・謙譲語を正しく使い分けます。自社の上司を社外の人に紹介する際は、「部長の〇〇」ではなく「〇〇」と役職を省略し、謙譲表現を使います。また、「おります」「申します」などの謙譲語を適切に使用します。

名刺交換の際は、両手で受け取り、「頂戴いたします」と述べます。受け取った名刺はすぐにしまわず、テーブルの上に名刺入れの上に置き、会話中は常に視界に入る位置に配置します。これは相手への敬意を示す行為です。

お茶出しでは、お盆を使って静かに運び、来客の右側からお出しします。茶托に茶碗を乗せる際は、茶碗の正面（絵柄や家紋）を来客側に向けることがマナーです。これらの細やかなマナーが、企業の品格を表現します。

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事前準備と事後対応

来客対応の質を高めるためには、事前準備と事後対応が重要です。アポイントが決まったら、来客者の情報を確認します。会社名、役職、名前はもちろん、過去の訪問履歴や商談内容も把握しておくと、スムーズな対応ができます。

面談終了後は、来客をエレベーターまたは玄関までお見送りします。エレベーターに乗られる際は、「ありがとうございました。お気をつけてお帰りください」と丁寧に挨拶をし、扉が閉まるまで頭を下げます。使用した応接室は速やかに片付け、次の来客に備えます。また、必要に応じて、面談の内容を上司に確認し、フォローアップのメールやお礼状の送付を手配します。

資料作成・文書管理業務

資料作成と文書管理は、秘書の仕事内容において専門性が求められる重要な業務です。正確性と効率性が求められ、情報の整理能力が問われます。

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会議資料の作成

会議資料の作成では、PowerPoint、Word、Excelなどのオフィスソフトを使いこなすスキルが必要です。上司から指示を受けた内容をもとに、見やすく分かりやすい資料を作成します。

プレゼンテーション資料では、情報を視覚的に整理し、図表やグラフを効果的に活用します。フォントサイズやカラーの統一、レイアウトの一貫性にも気を配り、プロフェッショナルな仕上がりを目指します。また、誤字脱字や数値の間違いがないよう、複数回チェックを行うことが重要です。

議事録の作成では、会議の内容を正確に記録し、決定事項やアクションアイテムを明確にまとめます。会議終了後、速やかに議事録を作成し、参加者に配布します。報告書の作成では、上司が提供した情報を整理し、読みやすい形式にまとめ、期日までに完成させます。これらの業務を通じて、上司の時間を節約し、業務効率を向上させることができます。

文書のファイリングと管理

文書管理は、必要な情報を必要なときにすぐに取り出せるようにする重要な業務です。紙文書とデジタルファイルの両方について、体系的な整理システムを構築します。

紙文書は、カテゴリー別にファイルボックスやバインダーで整理します。例えば、「契約書」「請求書」「会議資料」などのラベルを付け、日付順や取引先別に分類します。定期的に不要な書類を廃棄し、保管スペースを最適化することも重要です。

デジタルファイルは、共有ドライブやクラウドストレージ（Googleドライブ、OneDriveなど）に保存します。フォルダ構造を明確にし、ファイル名には日付や内容が分かるキーワードを含めることが重要です。例えば、「20250315_〇〇社商談資料.pdf」のような命名規則を設けると、検索性が向上します。また、バージョン管理を行い、最新版が常に把握できるようにします。

機密情報の取り扱い

秘書は業務上、経営戦略や人事情報、取引先の機密情報など、重要な情報に接する機会が多くあります。そのため、情報セキュリティに対する高い意識が求められます。

機密文書は、施錠可能なキャビネットに保管し、許可された人のみがアクセスできるようにすることが重要です。デジタルファイルについても、パスワード保護や暗号化を施し、不正アクセスを防ぎます。また、メールで機密情報を送信する際は、パスワード付きZIPファイルにするなど、適切な対策を講じます。さらに、退社時には机の上に書類を放置せず、必ずファイルに収納することを徹底します。情報漏洩は企業の信用を大きく損なうため、秘書には厳格な情報管理が求められます。

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出張手配業務

出張手配は、秘書の仕事内容の中でも調整力と計画性が求められる業務です。上司がストレスなく出張できるよう、細部まで配慮した準備を行います。

– [交通手段の手配](#交通手段の手配) – [宿泊先の予約](#宿泊先の予約) – [出張スケジュールの作成](#出張スケジュールの作成)

交通手段の手配

出張の交通手段を手配する際は、目的地、移動時間、費用を総合的に考慮して最適な方法を選択します。国内出張では、新幹線、飛行機、レンタカーなどから適切な手段を選びます。

新幹線の予約では、出発時刻、到着時刻、座席の希望（窓側・通路側、禁煙車両など）を確認し、えきねっとやスマートEXなどのオンライン予約サービスを利用します。飛行機の場合は、航空会社のマイレージプログラムや座席クラスの希望も考慮します。早朝や深夜の移動が必要な場合は、空港や駅までのタクシーも手配します。

海外出張の場合は、パスポートの有効期限、ビザの必要性、航空券、海外旅行保険の手配も行います。また、時差や現地の気候も考慮し、上司に適切な情報を提供します。E-チケットや予約確認書は印刷して渡すとともに、デジタルデータもメールで送信し、スマートフォンからも確認できるようにします。

宿泊先の予約

宿泊先の選定では、出張先の訪問場所やアポイント場所からのアクセスを重視します。移動時間を最小限にすることで、上司の負担を軽減できます。

ホテルの予約サイト（楽天トラベル、じゃらん、一休.comなど）やホテルの公式サイトを利用し、部屋のタイプ（シングル、ダブル、スイートなど）、朝食の有無、Wi-Fiの利用可否を確認します。上司の好みや過去の利用履歴も参考にし、快適に滞在できるホテルを選びます。

予約が完了したら、確認メールを上司に転送し、ホテル名、住所、電話番号、チェックイン・チェックアウト時間をまとめた資料を作成します。また、念のため予約番号も控えておき、トラブル時に迅速に対応できるようにします。急なキャンセルや変更が発生する可能性も考慮し、キャンセルポリシーも確認しておくことが重要です。

出張スケジュールの作成

出張の全体像を把握しやすくするため、詳細な出張スケジュール表（行程表）を作成します。この行程表には、日時、移動手段、訪問先、宿泊先、連絡先などを一覧にまとめます。

例えば、「9:00 東京駅発（新幹線のぞみ101号）→ 11:30 大阪駅着 → 12:00 ランチミーティング（〇〇レストラン）→ 14:00 〇〇社訪問 → 18:00 ホテルチェックイン」といった形で、時間の流れに沿って記載します。移動時間も考慮し、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。また、訪問先の住所や電話番号、担当者名も記載し、いざという時に連絡できるようにします。完成した行程表は、上司に事前に共有し、当日も携帯できるよう印刷版とデジタル版の両方を用意します。

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電話・メール対応業務

電話・メール対応は、秘書が日常的に行う重要なコミュニケーション業務です。上司への取り次ぎや情報のフィルタリングを通じて、業務効率を高めます。

– [電話応対の基本](#電話応対の基本) – [メール対応とフィルタリング](#メール対応とフィルタリング)

電話応対の基本

秘書の電話応対は、企業の第一印象を左右する重要な業務です。電話は3コール以内に取ることを心がけ、明るくはきはきとした声で対応します。

電話を受けたら、「お電話ありがとうございます。〇〇会社の△△でございます」と会社名と自分の名前を名乗ります。相手の社名と名前を確認したら、「いつもお世話になっております」と挨拶をし、用件を伺います。上司への取り次ぎを求められた場合は、「〇〇でございますね。少々お待ちください」と保留にし、上司に取り次ぎます。

上司が不在や会議中の場合は、「申し訳ございませんが、〇〇はただいま席を外しております」と伝え、折り返し連絡の希望を確認します。伝言を受ける際は、相手の社名、名前、電話番号、用件を正確にメモし、上司に確実に伝達します。電話を切る際は、相手が切るのを待ってから静かに受話器を置くのがマナーです。

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メール対応とフィルタリング

上司には日々大量のメールが届くため、秘書が重要度を判断してフィルタリングする役割は非常に重要です。まず、上司のメールボックスを定期的にチェックし、優先度の高いメールを選別します。

緊急性の高い案件や重要な取引先からのメールは、すぐに上司に報告します。一方、営業メールやメールマガジンなど、優先度の低いメールは別フォルダに振り分けるか、必要に応じて削除します。また、定型的な問い合わせや日程調整のメールについては、秘書が代理で返信することもあります。

メールの返信代行では、上司の口調やスタイルを理解し、適切な文面で対応します。署名には「〇〇秘書 △△」と明記し、秘書として対応していることを明確にします。CC（カーボンコピー）やBCC（ブラインドカーボンコピー）の使い分けも重要で、情報共有が必要な関係者を適切に含めます。これらの業務を通じて、上司がメール対応に費やす時間を大幅に削減できます。

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その他の秘書業務

秘書の仕事内容は、スケジュール管理や来客対応だけにとどまらず、幅広い業務をカバーします。慶弔対応、経費精算、オフィス環境整備なども重要な役割です。

– [慶弔対応](#慶弔対応) – [経費精算のサポート](#経費精算のサポート) – [オフィス環境の整備](#オフィス環境の整備)

慶弔対応

慶弔対応は、ビジネス上の人間関係を円滑に保つための重要な業務です。取引先や社内の慶事（結婚、昇進、開業など）や弔事（訃報）に対して、適切なタイミングで対応します。

慶事の場合は、祝電や花、祝い品を手配します。贈答品の選定では、相手の好みや関係性を考慮し、適切な金額と品物を選ぶことが重要です。弔事の場合は、弔電や供花を手配し、葬儀の日程や場所を確認して上司に報告します。香典の準備や香典袋の記入も秘書が行うことがあります。

また、年末年始の挨拶状や暑中見舞いの作成・発送も秘書の業務です。取引先リストを管理し、漏れがないよう確実に送付します。これらの気配りが、ビジネス関係の維持と発展に貢献します。

経費精算のサポート

上司の経費精算をサポートすることも、秘書の重要な業務の一つです。出張費、交際費、交通費などの領収書を整理し、経費申請書を作成します。

出張後は、上司から領収書を受け取り、日付順に整理します。交通費、宿泊費、食事代などをカテゴリー別に分類し、経費精算システムに入力します。領収書の紛失や不備がないか確認し、必要に応じて再発行の手続きを行います。

また、法人カードの利用明細を確認し、未精算の項目がないかチェックします。経費の上限額や会社の規定も把握しておき、適切な範囲内で処理されているか確認することも重要です。これらの業務をスムーズに行うことで、上司の事務負担を軽減できます。

オフィス環境の整備

快適なオフィス環境を維持することも、秘書の大切な仕事です。上司のデスク周りを整理整頓し、必要な文房具や備品が揃っているか確認します。

ペン、ノート、ファイル、名刺入れなど、消耗品の在庫状況をチェックし、不足する前に発注します。プリンターのトナーやコピー用紙の補充も行います。また、観葉植物の手入れや、デスク周りの清掃を行い、清潔で快適な執務環境を保ちます。

さらに、応接室や会議室の環境整備も重要です。来客前には室温や照明を調整し、テーブルを拭き、椅子の配置を整えます。会議後は速やかに片付け、次の使用に備えます。こうした細やかな気配りが、上司の業務効率と快適性を向上させます。

まとめ：秘書に求められる役割と心構え

秘書の仕事内容は、スケジュール管理、来客対応、資料作成、出張手配、電話・メール対応など、非常に多岐にわたります。これらの業務すべてに共通するのは、「上司がビジネスに集中できる環境を整える」という目的です。

秘書に求められるスキルは、単なる事務能力だけではありません。高度なコミュニケーション能力、優先順位を判断する能力、先を読んで行動する力、そして細部への気配りが必要です。また、ビジネスマナーやITツールの活用スキルも不可欠です。

さらに重要なのは、上司の仕事のスタイルや好みを理解し、個別にカスタマイズしたサポートを提供することです。同じ秘書業務でも、上司によって求められる対応は異なります。柔軟性を持ち、上司のニーズに合わせて働き方を調整できることが、優れた秘書の条件と言えます。

未経験から秘書を目指す方は、まずビジネスマナーとOfficeソフトの基本操作を習得することから始めましょう。秘書検定の取得も、基礎知識を体系的に学ぶのに有効です。秘書職は、プロフェッショナルとして高いスキルが求められる一方で、やりがいと成長の機会に満ちた魅力的な仕事です。この記事で紹介した業務内容を参考に、秘書としてのキャリアを築いていってください。